Firma electrónica avanzada (“FEA”)

INTRODUCCION

Las disposiciones fiscales en vigor obligan a un gran número de contribuyentes a enviar su información a través de medios electrónicos, lo que hace necesario contar con mecanismos que garanticen la seguridad y autenticidad de la información enviada.

En esta materia el Sistema de Administración Tributaria (SAT) desarrolló la Clave de  Identificación Electrónica Confidencial (CIEC), cuyo uso aun continúa tanto para personas morales como físicas, la cual permite acceder a diferentes servicios electrónicos, tales como declaraciones provisionales, declaraciones anuales, recuperación de acuses de recibo y otras de la oficina virtual; sin embargo, se pretende que en un futuro la CIEC sea totalmente sustituida por la Firma Electrónica Avanzada (FEA), la cual permite el acceso a una mayor cantidad de servicios y operaciones proporcionando al contribuyente mayor seguridad al efectuar transacciones electrónicas.

En el siguiente análisis se pretende orientar e informar a las personas respecto al concepto, definición y aplicación de la FEA y la conveniencia de tramitarla ante el SAT con la mayor prontitud posible.

DISPOSICIONES FICALES APLICABLES

DEFINICION

De conformidad con el Código de Comercio, la Firma Electrónica, se define como los datos en forma electrónica consignados en un Mensaje de Datos, o adjuntados o lógicamente asociados al mismo por cualquier tecnología, que son utilizados para identificar al Firmante en relación con el Mensaje de Datos e indicar que el Firmante aprueba la información contenida en el Mensaje de Datos, y que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, siendo admisible como prueba en juicio. Ahora bien, una Firma Electrónica Avanzada o Fiable es aquella Firma Electrónica que cumple con los requisitos siguientes:

I. Los Datos de Creación de la Firma, en el contexto en que son utilizados, corresponden exclusivamente al Firmante;

II. Los Datos de Creación de la Firma estaban, en el momento de la firma, bajo el control exclusivo del Firmante; III. Es posible detectar cualquier alteración de la Firma Electrónica hecha después del momento de la firma, y IV. Respecto a la integridad de la información de un Mensaje de Datos, es posible detectar cualquier alteración de ésta hecha después del momento de la firma. .

En el convenio entre el SAT y Banco de México se establece que la banca expedirá certificados digitales para personas físicas hasta que se encuentre facultado para realizar dicha actividad (adquisición de equipos para la toma de Biométricos). Una vez que la banca esté lista dejará de expedir certificados a personas físicas.

Por su parte el artículo 17-D del Código Fiscal de la Federación (CFF) señala que cuando las disposiciones fiscales obliguen a presentar documentos, éstos deberán ser digitales y contener una FEA del autor, salvo los casos que establezcan una regla diferente.

En los documentos digitales, una FEA amparada por un certificado vigente sustituirá a la firma autógrafa del firmante, garantizará la integridad del documento y producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos con firma autógrafa, teniendo el mismo valor probatorio.

Se entiende por documento digital todo mensaje de datos que contiene información o escritura generada, enviada, recibida o archivada por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología.

Los datos de creación de firmas electrónicas avanzadas podrán ser tramitados por los contribuyentes ante el SAT o cualquier prestador de servicios de certificación autorizado por el Banco de México.

Es importante señalar que de acuerdo con el artículo citado, el SAT sólo podrá emitir certificados digitales de FEA a personas morales. Sin embargo en el proceso actual de enrolamiento el SAT expide certificados digitales para personas físicas.

PERSONAS OBLIGADAS A TRAMITAR LA FEA

De conformidad con el artículo 31 del CFF, las personas deberán presentar las solicitudes en materia de Registro Federal de Contribuyentes,

declaraciones, avisos o informes, en documentos digitales con firma electrónica avanzada a través de los medios y formatos electrónicos que señale el SAT, enviándolos a las autoridades correspondientes o a las oficinas autorizadas, y, en su caso, pagar mediante transferencia electrónica de fondos.

De lo anterior se desprende que todas las personas tanto morales como físicas tienen la obligación de tramitar su FEA para presentar los documentos digitales que le establecen las leyes fiscales, sin embargo en las disposiciones fiscales también se otorgan opciones y facilidades para ciertos contribuyentes.

En principio, las personas obligadas a obtener su FEA, son:

                    1. Personas morales, excepto aquellas que pertenezcan al sector primario (agricultura, ganadería y pesca).

                    2. El Representante legal de las personas morales debidamente acreditado con un poder general para actos de dominio o de administración.

                    3. Personas físicas con actividad empresarial e ingresos anuales superiores a $ 1,750,000 pesos.

                    4. Personas físicas sin actividad empresarial e ingresos anuales superiores a $ 300,000 pesos.

Sin embargo, mediante Reglas Misceláneas se permite a estas personas utilizar la CIEC para la presentación de ciertas declaraciones, avisos y documentos digitales.

No obstante lo anterior hay ciertos servicios y/o obligaciones que solamente están disponibles utilizando la FEA. Es decir, la obligatoriedad de la FEA cobra importancia a partir de los servicios, entre mayor número de servicios sean restringidos a la utilización de la FEA, la CIEC va a ir quedando en desuso.

Servicios disponibles mediante el uso de la FEA en forma obligatoria:

                    1. El envío de los dictámenes fiscales de Estados Financieros por el Contador Público registrado.

                    2. El envío del reporte que contenga los comprobantes expedidos por el Impresor y auto-impresor autorizado.

                    3. Solicitud de pedimentos aduanales

                    4. Solicitud de devolución del Impuesto al Valor Agregado cuyo monto sea igual o superior a $25,000.00

DIFERENCIAS ENTRE LA FEA Y LA CIEC

CIEC

                    1. Esquema de seguridad más simple para su obtención

                    2. No requiere ninguna entrega de documentación para que sea generada

                    3. Funciona únicamente con una clave de ocho dígitos Alfanuméricos

                    4. Actualmente conviven la CIEC y la FEA pero se prevé paulatinamente su desuso.

 

FEA

                    1. Esquema de alta seguridad para su generación.

                    2. Requiere de un acto presencial para la toma de datos (los biométricos huellas digitales, foto, y firma autógrafa ) y los de identidad (mediante entrega de documentación oficial).

                    3. Se utiliza como clave un password de 8 a 250 caracteres

                    4. El uso de una llave privada previamente generada.

                    5. El uso de un certificado digital para el envío de información.

OPCION PARA PERSONAS FÍSICAS

Los contribuyentes personas físicas que realicen actividades empresariales y que en el ejercicio inmediato anterior hubiesen obtenido ingresos inferiores a $1,750,000.00, así como las personas físicas que no realicen actividades empresariales y que hubiesen obtenido en dicho ejercicio ingresos inferiores a $300,000.00, los REPECOS y los que inicien actividades que estimen que sus ingresos en el ejercicio serán hasta por dichas cantidades podrán presentar las solicitudes, declaraciones, avisos, informes o documentos, en las oficinas autorizadas que al efecto señale el SAT utilizando para la presentación de sus declaraciones una tarjeta electrónica, la cual sustituirá a la FEA.

CONSIDERACIONES PARA PERSONAS MORALES

Las personas morales podrán optar por utilizar su FEA o bien utilizar la FEA de su representante legal. En el primer caso, el titular del certificado será la persona moral.

La tramitación de los datos de creación de la FEA de una persona moral, sólo la podrá efectuar un representante de dicha persona, a quien le haya sido otorgado ante fedatario público, un poder general para actos de dominio o de

administración; en este caso, el representante deberá contar previamente con un certificado vigente de FEA.

Las personas morales que opten por presentar documentos digitales con su propia FEA, deberán utilizar los datos de creación de su FEA en todos sus trámites ante el SAT. Tratándose de consultas o del ejercicio de los medios de defensa, será opcional la utilización de la FEA a que se refiere el párrafo anterior; cuando no se utilice ésta, la promoción correspondiente deberá contener la FEA del representante de la persona moral.

REQUISITOS PARA OBTENER LA FEA

                    1. Estar inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes con alguna obligación fiscal.

                    2. Contar con su Clave Única de Registro de Población.

                    3. Llamar al Centro de Atención Telefónica o bien, acudir directamente a alguna de las Administraciones Locales de Asistencia al contribuyente o Módulos Fuera de Sede en donde se brinda este servicio para verificar que su situación fiscal y de domicilio sean correctas, y solicitar una cita para realizar el trámite.

                    4. Llevar consigo el día de su cita los siguientes documentos en fotocopia y original para cotejo:

o o o o o o

                    Disco magnético de 3 ½ conteniendo el archivo de requerimiento de certificado de FEA (extensión REQ), el cual es generado junto con la llave privada (archivo con terminación .key) a través de la aplicación SOLCEDI. Formato impreso y con información completa de la “solicitud de certificado de Firma Electrónica Avanzada” Este documento se entrega por duplicado.

                    Acta de nacimiento, carta de naturalización, o documento migratorio vigente.

                    Identificación oficial en el caso de persona física

                    Copia certificada del documento constitutivo debidamente protocolizado, en el caso de persona moral

                    Copia certificada del poder general para actos de dominio o de administración del representante legal.

                    Durante la cita se tomarán datos de identidad del contribuyente o representante legal, en su caso.

BENEFICIOS POR OBTENER LA FEA

                    1. Emisión de facturas electrónicas.

                    2. Presentar declaraciones de impuestos por medios electrónicos de una forma más sencilla y segura.

                    3. Los documentos firmados electrónicamente tendrán las mismas funcionalidades y garantías de un documento físico.

                    4. Reducir el uso de papel en los sectores público y privado.

                    5. Gracias a sus características de no repudio y autenticidad, se brindará mayor certeza jurídica a los contribuyentes en sus transacciones.

                    6. Realizar diversos trámites fiscales sin tener que acudir a las oficinas del SAT

                    7. Mayor cuidado de la confidencialidad de la información declarada al ser enviada directamente al SAT

RECOMENDACIÓN IMPORTANTE

Es muy importante que el contribuyente resguarde su llave privada y contraseña de acceso en un lugar seguro; ya que estos elementos sólo deben ser conocidos por el titular y obtener su re-emisión implicar un trámite adicional de revocación.

No debe compartir su llave privada ni contraseña de acceso. Si se comparte con alguna otra persona, se está facilitando a terceros para firmar documentos electrónicos en su nombre (ya sea información del propio contribuyente o información de la compañía).

CONCLUSIONES

Una Firma Electrónica Avanzada, es una serie de datos incluidos en un mensaje electrónico, cuya finalidad es identificar al emisor del mensaje como autor del documento y surte los mismos efectos a que se tratara de una firma autógrafa.

Sus características tecnológicas le permiten ser una herramienta segura en cualquier documento digital enviado por el contribuyente al SAT. Además presenta cualidades propias ya que es única por documento y signatario, permite conocer al autor, es infalsificable, es imposible de transferir a otro documento. Adicionalmente el mensaje firmado electrónicamente es confiable, es decir, la información contenida en el mensaje puede ser cifrada o codificada, para que sólo el receptor pueda descifrarla.

En principio todos los contribuyentes pueden utilizar la FEA, actualmente conviven la CIEC y la FEA para presentar declaraciones, avisos al registro federal de contribuyentes, abrir el expediente integral del contribuyente en el SAT, entre otros. Sin embargo, es obligatoria para ciertos servicios como el envío de dictámenes fiscales por Contador Público Registrado, solicitudes de devolución de IVA, pedimentos aduanales, y otros señalados anteriormente.

En la medida que mayor número de servicios queden restringidos al uso de la FEA, la CIEC quedará en desuso.

Actualmente no se ha preestablecido un plazo para cancelar el uso de la CIEC, el SAT estima que será en 2006, adicionalmente ha manifestado que ha faltado publicidad y mayor difusión para que los contribuyentes comprendan los beneficios de contar con la FEA. Las estadísticas con que cuenta el SAT muestran que aproximadamente el 30% de las personas morales no cuentan con FEA porque en principio, pueden seguir utilizando la CIEC. En consecuencia la CIEC tendrá vigencia en tanto no se cubra el universo de contribuyentes que deban contar con FEA.

Sin duda esta herramienta brindara mayor seguridad y confianza, así como eficiencia y rapidez en todos los trámites ante el SAT y en un futuro se espera que otras dependencias como el INFONAVIT, Relaciones exteriores, utilicen esta FEA para ampliar sus servicios, y mejorar el servicio al público y a los contribuyentes.

Autora: C.P. Claudia Marcela Campos Margalli - Socia

Coautora: C.P. Susana Gómez Vinales

PriceWaterCoopers/Mexico, Publicaciones Fiscales – 1 de mayo de 2006